Cette politique explique quelles données l'application DBG (point de vente, stock, facturation, RH, comptabilité) collecte, pourquoi, avec qui elles sont partagées, combien de temps elles sont conservées, et comment les supprimer. L'application est un outil professionnel utilisé par des commerces et leurs employés.
Données que nous collectons
- Compte : nom, e-mail, téléphone, mot de passe (chiffré).
- Données d'entreprise que vous saisissez : entreprise, établissements, clients, produits, ventes et paiements, et vos employés. Pour le registre du personnel et la paie : nom complet (nom, post-nom, prénoms), sexe, date de naissance, numéros de pièce d'identité et de sécurité sociale, téléphone, adresse, poste, dates d'embauche et de départ et motif du départ, salaire, situation de famille, statut cadre ou expatrié, exonérations ; pour le planning de la semaine, les heures de travail prévues de chacun (jour, début, fin, pause, point de vente) et une courte note par créneau ; pour les congés et les absences, les jours demandés ou posés, leur type (congé payé, événement familial, maladie, maternité, sans solde, absence…), la réponse et sa raison, une courte note et la case « justificatif reçu » — jamais un diagnostic ni le document lui-même ; seuls la personne, le propriétaire et les responsables de son point de vente en voient le type, ses collègues lisent « Congé » ou « Absent(e) » ; les jours fériés du commerce ; pour le solde des congés, la règle des congés du commerce et sa confirmation par le propriétaire (qui, quand), les jours de congé prévus au contrat de chacun, son solde de départ et les jours ajoutés ou retirés, avec leur motif et une courte note lue par le propriétaire seul ; chacun lit son propre solde, le propriétaire et les responsables de son point de vente aussi, jamais un collègue ; pour le pointage, les notes que le propriétaire et les responsables écrivent sur le travail de chacun (retard, absence, avertissement, encouragement) ; pour l'impôt sur le salaire, les personnes à charge (conjoint, enfants — mineurs compris — et autres personnes à charge) : nom, lien, date de naissance et, seulement là où l'impôt du pays le lit, un handicap.
- Technique : adresse IP, journaux d'accès et données de diagnostic, pour la sécurité et le bon fonctionnement.
- Hors-ligne : pour fonctionner sans réseau, l'application enregistre des ventes et le catalogue sur l'appareil ; ils sont envoyés à nos serveurs au retour de la connexion. Elle y garde aussi le dernier planning de la semaine que chacun a ouvert (noms et heures de travail), sous son propre compte. Les pages des congés ne sont jamais gardées sur l'appareil : le planning gardé dit seulement « Congé » ou « Absent(e) », jamais le motif d'une absence. Il montre aussi à chacun ses propres jours de congé restants (les nombres, jamais leur explication).
Pourquoi nous les utilisons
- Fournir le service : encaisser, gérer le stock, la facturation, la paie et la comptabilité.
- Sécuriser les comptes et prévenir la fraude et les abus.
- Assurer le support et améliorer l'application.
Nous ne vendons pas vos données et n'affichons pas de publicité.
Le pointage des employés (si le commerce le met en marche)
- Ce qui est noté : à chaque pointage (« J'arrive », « Je pars »), l'heure, le sens (arrivée ou départ), l'appareil utilisé et, au moment du pointage seulement, la position de l'appareil (latitude, longitude, précision), pour savoir si la personne pointe au lieu du commerce. Jamais en dehors du pointage, jamais en arrière-plan. Le propriétaire enregistre aussi le lieu de son commerce (un point et un rayon par point de vente). Un employé peut refuser la position : son pointage est noté sans elle.
- Pourquoi : suivre les présences de l'équipe, pour l'évaluation et la discipline, à la demande de l'employeur. Le pointage reste éteint tant que le propriétaire ne l'a pas mis en marche, après avoir prévenu ses employés.
- Qui le voit : le propriétaire du commerce, et le gérant, le directeur et le superviseur pour leurs points de vente, voient l'heure des pointages et si la personne était au lieu du commerce, avec la distance — jamais une carte ni l'endroit où elle était. Chaque employé voit ses propres pointages.
- Les corrections : seul le propriétaire corrige un pointage (changer l'heure, l'annuler, ajouter un pointage oublié), toujours avec sa raison ; le pointage d'origine n'est jamais effacé : il reste, barré, et n'est plus compté. L'employé voit la correction et sa raison.
- Les notes : le propriétaire, et le gérant, le directeur et le superviseur pour leurs points de vente, peuvent écrire une note sur le travail d'une personne (retard, absence, avertissement, encouragement, autre), jamais sur eux-mêmes. Une note est lue par le propriétaire et par celui qui l'a écrite ; les autres responsables voient seulement combien il y en a ; l'employé ne la voit pas dans l'application. Une note n'est jamais effacée : une erreur se retire, avec sa raison, et reste visible du propriétaire. Elle est gardée tant que l'employeur garde la fiche de la personne. Son texte ne part ni dans nos journaux ni dans nos rapports d'erreur.
- Combien de temps : les positions des pointages sont effacées 12 mois après le pointage ; l'heure du pointage et le fait qu'il a eu lieu au commerce ou non restent dans le registre du personnel de l'employeur. L'export des données d'un commerce ne contient jamais ces positions. Nos copies de sécurité, faites seulement pour réparer une panne, gardent l'état du jour de la copie : celles de chaque nuit sont effacées après un mois environ ; quelques copies faites avant une mise à jour du service ou une grosse opération peuvent rester plus longtemps.
- Sur le téléphone : un pointage fait sans internet y attend l'envoi, avec sa position ; une fois envoyé, sa position est effacée du téléphone. Pour marcher sans internet, le téléphone garde l'écran « Je pointe » : vos heures des deux dernières semaines et ce que le patron doit vérifier, jamais une position. Un pointage que le serveur refuse y reste sans sa position.
- Sur la tablette du magasin (si le commerce l'utilise) : un employé y touche son nom et tape son code de pointage personnel. Ce code est donné une seule fois par le propriétaire ; nous n'en gardons qu'une empreinte protégée par une clé de notre serveur, jamais le code lui-même : ni le commerce, ni son export, ni nos journaux, ni nos rapports d'erreur ne permettent de le relire. La position notée est celle de la tablette, au moment du pointage seulement. Nous notons aussi la tablette utilisée, qui la tenait et qui a envoyé le pointage. Pour marcher sans internet, la tablette garde la page de la pointeuse : le prénom et l'initiale du nom de ceux qui ont un code, jamais un code ; un pointage qui y attend l'envoi porte son code chiffré pour notre serveur seul, et rien n'en reste une fois envoyé. Un pointage avec un code faux est noté quand même, et le propriétaire le vérifie.
- Vos droits : vous pouvez consulter vos pointages, les faire corriger ou refuser la position : parlez-en à votre employeur, ou écrivez-nous à l'adresse ci-dessous. Les notes à votre sujet sont chez votre employeur : demandez-les-lui.
Partage avec des tiers
Nous partageons le minimum nécessaire avec des prestataires qui font fonctionner le service :
- Paiements : Flutterwave (traitement des abonnements en ligne).
- E-mail : Resend (e-mails transactionnels).
- Hébergement : notre serveur dédié chez DigitalOcean, LLC, situé aux États-Unis (voir « Transfert de vos données hors de la RDC » ci-dessous).
- Assistance IA : un message envoyé via notre formulaire de contact peut être traité par OpenAI pour le tri ; les données de l'application ne sont pas envoyées à des fins publicitaires.
- Assistant : les questions sur le personnel (planning, paie, congés, heures, pointages) posées à « 💬 Demander à l'assistant » ou à l'« Assistant d'aide » sont répondues par l'application elle-même, à partir des données de votre commerce, sans modèle de langue : elles ne sont jamais envoyées à un service d'intelligence artificielle, et leur texte n'est pas gardé (seule une trace de codes — le sujet et le numéro de la fiche concernée). Est une question sur le personnel toute question qui parle de planning, de paie, de salaire, de congés, d'heures, de pointage, d'absence ou de maladie, sur soi ou sur un collègue. Un employé n'obtient que ce qui le concerne, jamais les chiffres du commerce ni les données d'un collègue. Le propriétaire, et le gérant ou le directeur pour leurs points de vente, y interrogent aussi l'équipe (qui travaille, qui est en congé, les heures pointées, les jours de congé restants) : l'assistant ne leur dit que ce que leurs écrans leur montrent, jamais la raison d'une absence, ni les notes ou les positions du pointage, ni un montant de paie, et le nom d'une personne n'est jamais envoyé à un service d'intelligence artificielle.
Transfert de vos données hors de la République démocratique du Congo
Nos serveurs sont situés aux États-Unis d'Amérique, chez notre hébergeur DigitalOcean, LLC. En utilisant le service, vos données sont donc transférées et conservées hors de la République démocratique du Congo. Nous vous en informons avant tout transfert, comme la loi nous y oblige.
Nature des données transférées : votre identité et vos coordonnées (nom, entreprise, e-mail, téléphone lorsque vous le fournissez), vos identifiants de connexion, et les données que vous saisissez dans le service — ventes, dépenses, factures, états de paiement, soldes, stocks, personnel (registre du personnel et paie, personnes à charge comprises), congés et absences (maladie et maternité comprises, jamais un diagnostic), les notes sur le travail du personnel, les pointages (l'heure, l'appareil et, au moment du pointage, la position) et pièces comptables.
Destinataires : DigitalOcean, LLC (hébergement, États-Unis) ; Resend (envoi de nos e-mails) ; notre prestataire d'encaissement pour les seules données nécessaires à votre abonnement. Nous ne vendons vos données à personne et ne les transmettons à aucun autre destinataire sans vous en informer.
Vos droits sur ces données : vous pouvez à tout moment y accéder, les faire rectifier si elles sont inexactes, et vous opposer à leur traitement. Écrivez-nous à l'adresse ci-dessous ; nous répondons sous 72 heures. Si vous vous opposez au transfert, nous ne pouvons pas fournir le service, et vous pouvez demander la suppression de votre compte et de vos données.
Conservation
Nous conservons vos données tant que votre compte est actif. Les pièces comptables et financières peuvent être conservées plus longtemps lorsque la loi l'exige. Le registre du personnel et la paie se gardent dix ans : la fiche d'un employé reste chez son employeur après son départ ou la suppression de son compte. Les congés et les absences se gardent avec ce registre : une absence posée par erreur est annulée, jamais effacée. Le solde de départ et les jours de congé ajoutés ou retirés aussi : une ligne fausse est annulée, jamais effacée. Voir la suppression ci-dessous.
Vos droits et la suppression
Vous pouvez consulter, corriger ou supprimer vos données. Pour supprimer votre compte et vos données :
Le registre du personnel et la paie que tient votre employeur restent chez lui (obligation légale, dix ans) ; demandez-lui une correction.
Employés : chaque employé qui a un accès à l'application lit dans « 👤 Mon espace » ses propres bulletins de paie validés, derrière son code secret, et, quand son employeur les a ouverts, son planning, ses pointages et ses congés — jamais ceux d'un collègue, jamais un brouillon. Ces bulletins ne sont pas gardés sur le téléphone.
Sécurité
Les échanges sont chiffrés (HTTPS), les mots de passe sont hachés, et l'accès est limité par des contrôles de rôle.
Enfants
L'application est un outil professionnel et n'est pas destinée aux enfants. Elle garde pourtant des données de mineurs que des adultes y saisissent : les enfants à charge d'un employé, que son employeur déclare pour l'impôt sur le salaire (nom, lien, date de naissance et, seulement là où l'impôt du pays le lit, un handicap), et les élèves d'une école. Dans l'application, seuls les propriétaires du commerce voient les personnes à charge d'un employé (l'employé lit sur son propre bulletin la situation de famille que l'impôt a comptée) ; elles se gardent dix ans avec la paie, et leur correction se demande à l'employeur.
Nous contacter
Questions ou demandes : support@debonhomegroup.com · +243 812 211 828
Responsable du traitement : Société Debonhome SARL, Avenue du Livre n° A44, Gombe, Kinshasa, République démocratique du Congo. RCCM CD/KIN/RCCM/14-B-2574 · ID. NAT 01-83-N82796F · Numéro d'impôt A1409634N.
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